La retención en la fuente es un mecanismo esencial dentro del derecho tributario colombiano, que permite al Estado recaudar impuestos de forma anticipada. A través de este sistema, ciertos agentes retenedores practican una deducción directa sobre pagos que corresponden a terceros, con el fin de asegurar el cumplimiento fiscal. Sin embargo, en ocasiones, estas retenciones pueden ser practicadas de manera indebida o por un valor superior al correspondiente, generando la necesidad de establecer procesos claros para la devolución de dichos montos. Este artículo ofrece una guía completa sobre la retención en la fuente, profundizando en los aspectos normativos, procedimientos, casos prácticos, tipos de retenciones y las condiciones para solicitar devolución, entre otros temas relevantes, para que los contribuyentes y agentes retenedores entiendan perfectamente cómo actuar ante cada situación.
Abordaremos a detalle el marco legal aplicable, especialmente el Decreto 1189 de 1988 y algunos artículos específicos del Estatuto Tributario, para explicarle cómo se puede tramitar la devolución de retenciones realizadas en exceso o de forma indebida. Además, responderemos las preguntas más frecuentes y analizaremos ejemplos prácticos que ayudarán a despejar cualquier duda.
La retención en la fuente es un mecanismo mediante el cual una persona física o jurídica (conocida como agente retenedor) practica una retención o descuento sobre ciertos pagos a terceros, con el objetivo de recaudar anticipadamente el impuesto de renta y complementarios u otros impuestos.
Este sistema busca facilitar el control y cobro efectivo de los impuestos durante el ejercicio fiscal, evitando la evasión y garantizando un flujo constante de ingresos al Estado. Funciona como un anticipo que el agente debe posteriormente consignar a la autoridad tributaria.
En caso de que la retención se practique por valores superiores a los legales, o sin fundamento normativo, surge la figura de la devolución o reintegro de estos valores, tema central de esta guía.
La devolución de valores retenidos en exceso o indebidamente está regulada principalmente por el Decreto 1189 de 1988, así como por artículos específicos del Estatuto Tributario colombiano.
Este decreto establece, en su artículo 6, las condiciones bajo las cuales un contribuyente puede solicitar la devolución de retenciones efectuadas en exceso o de manera indebida. A continuación, se reproduce el texto relevante:
“ARTÍCULO 6º. Cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, en un valor superior al que ha debido efectuarse el agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas, cuando a ello hubiere lugar.”
Por lo tanto, el procedimiento para solicitar la devolución requiere de una solicitud formal, acompañada de documentación que soporte la reclamación.
Entre las normas que complementan el Decreto, se encuentran los artículos 367 y 384 del Estatuto Tributario, que explicaremos con detalle más adelante, pues definen aspectos esenciales que permiten comprender mejor el funcionamiento y las tarifas aplicables sobre retenciones.
La devolución de una retención en la fuente puede proceder principalmente en dos escenarios: cuando la retención se practica indebidamente y cuando se realiza en exceso.
Se considera que la retención fue indebidamente practicada si:
En estos casos, la retención nunca debió realizarse y es legítima la solicitud de devolución.
Se considera que la retención se practicó en exceso cuando el valor retenido es superior al que corresponde legalmente, por ejemplo, por error en el cálculo o un ajuste posterior que modifique la base gravable, tal como en ventas o transferencias de activos que luego se ajustan.
Un caso frecuente es la venta de acciones de una empresa extranjera, donde posteriormente se determina un valor inferior al inicialmente declarado, lo que implica la necesidad de reembolso.
Si la petición de devolución se realiza en un año fiscal distinto a aquel en que se practicó la retención, el solicitante debe manifestar expresamente que no ha imputado ni imputará ese valor en su declaración de renta para evitar duplicidades.
El proceso formal implica varios pasos fundamentales que describiremos a continuación para que los afectados puedan presentar su solicitud correctamente y tener éxito en su trámite.
Antes de iniciar la solicitud, es fundamental verificar la documentación relacionada con la retención, como certificados expedidos, pagos realizados y normatividad aplicable. Se debe identificar claramente si la retención fue indebida o en exceso.
El contribuyente afectado deberá redactar una carta formal dirigida a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o al agente retenedor, en la que se especifique el motivo de la solicitud de devolución, el valor exacto y se adjunten pruebas que evidencien el error o exceso en la retención.
Se debe remitir la solicitud con los documentos probatorios, tales como:
El agente retenedor debe analizar la solicitud con detalle. Si acepta la devolución, debe anular el certificado respectivo y proceder a reintegrar el valor al solicitante, a la vez que ajusta sus declaraciones futuras.
El agente retenedor podrá descontar el valor reintegrado en las siguientes declaraciones de retención en la fuente. Si no tiene saldos suficientes para descontar en el período en curso, esta operación podrá realizarse en períodos posteriores.
La devolución de retenciones en la fuente no es un hecho aislado que solo afecta un trámite, sino que también impacta varias declaraciones tributarias del contribuyente y del agente retenedor.
Al devolverse un monto retenido indebidamente o en exceso, el agente retenedor debe reflejar ese reintegro en la declaración de retención en la fuente correspondiente al período en el que se haga la devolución. Esto garantiza que la información fiscal esté actualizada y que los montos efectivamente recaudados queden registrados correctamente.
Cuando la retención se hace sobre ingresos cuya base gravable posteriormente se ajusta, como sucede en ventas de activos, la declaración de renta del contribuyente puede verse afectada. Por ejemplo, si se pagó impuesto inicialmente sobre un monto mayor al real, el contribuyente deberá ajustar su declaración de renta para reflejar el valor corregido, lo que puede llevar a un saldo a favor o a una reducción en el impuesto a pagar.
Estos ajustes interrelacionados son necesarios para mantener coherencia tributaria. Por consiguiente, es recomendable que al efectuar la solicitud de devolución, el contribuyente y el agente retenedor consulten con un asesor tributario para evitar errores y omisiones que puedan generar sanciones o requerimientos adicionales.
La retención en la fuente es un mecanismo tributario que consiste en la deducción anticipada del impuesto que debe pagar un sujeto por parte de quien debe hacer un pago determinado. Su relevancia radica en facilitar la recaudación efectiva y oportuna por parte del Estado.
Comúnmente, los usuarios se preguntan: ¿quiénes deben practicarla y sobre qué tipo de pagos? La respuesta está en la norma: ciertos pagos como salarios, honorarios, arrendamientos, intereses, entre otros, son sujetos a retención dependiendo de la naturaleza del contribuyente y la tarifa aplicable.
Es la restitución de recursos cuando la retención practicada supera el valor que legalmente correspondía. Es importante diferenciarla de la retención indebida, pues la primera ocurre por error o ajuste y la segunda por ausencia de obligación.
Las dudas más frecuentes incluyen qué documentos son necesarios para respaldar la solicitud y si el agente retenedor debe devolver inmediatamente el dinero. La respuesta es que sí, siempre que se acompañe con la solicitud legítima, y el agente puede descontar el monto en las declaraciones futuras.
Es aquel responsable de practicar la retención sobre ciertos pagos que realiza. Su rol es clave para la operación adecuada del sistema, pues es quien deducta, declara y consigna la retención a la DIAN.
Dudas comunes giran en torno a su responsabilidad en casos de devolución y el manejo de certificados. El agente debe anular certificados de retención cuando se devuelve un monto y conservar la documentación de soporte.
La retención en la fuente no es un concepto único y general, sino que existen diversas modalidades según el impuesto del que se trate. Las tres principales son:
Es una retención practicada sobre los pagos o abonos en cuenta por actividades comerciales, industriales y de servicios, regulada por las normas locales de cada municipio.
Su tasa y procedimiento varían según la jurisdicción. La importancia radica en que el contribuyente debe estar al tanto para evitar sanciones por omisión o error en estas retenciones.
Es la retención que se aplica sobre las transacciones gravadas con IVA, especialmente en pagos a responsables de este impuesto.
Este tipo de retención facilita el recaudo progresivo del IVA y puede ser objeto de solicitudes de devolución si se practica incorrectamente o en exceso.
Es la modalidad más común y se refiere a la retención sobre ingresos gravables para el impuesto sobre la renta, abarcando salarios, servicios, arrendamientos, entre otros.
Comprender las diferencias entre estos tipos de retención es fundamental para aplicar correctamente la normativa y gestionar adecuadamente solicitudes de devolución.
El artículo 367 del Estatuto Tributario establece que la retención en la fuente tiene como fin el recaudo gradual del impuesto sobre la renta dentro del mismo ejercicio gravable en que se causa. Esto significa que los impuestos se recaudan oportunamente, mejorando la administración tributaria.
Esta disposición justifica jurídicamente el sistema y explica por qué es obligatorio para ciertos agentes retener impuestos en determinadas operaciones. Además, promueve el cumplimiento fiscal al reducir la evasión.
Entre las dudas más comunes está si la retención es un pago final o un anticipo. La respuesta es que es un anticipo, debido a que es posible que en la declaración anual se liquide un valor diferente que ajuste este anticipo.
El artículo 384 establece la tarifa mínima de retención para salarios y pagos mensualizados a personas naturales. Esto se hace para asegurar que en caso de que la retención calculada conforme a las tablas sea menor, la base mínima garantice un recaudo adecuado.
Este artículo complementa el artículo 383 y clarifica cómo se debe calcular la retención para empleados, tratando de evitar subdeclaraciones o errores en la aplicación de retenciones para personas naturales vinculadas laboralmente.
Una pregunta habitual es si los empleadores pueden modificar o eximir estas tarifas. La respuesta es no, ya que debe cumplirse estrictamente la ley, y cualquier error puede originar sanciones o requerimientos posteriores.
Para minimizar la posibilidad de retenciones indebidas o en exceso, recomendamos seguir estas buenas prácticas:
Estas recomendaciones contribuyen a evitar procesos de devolución largos o incluso sanciones por incumplimientos.
Ejemplo 1: Una empresa extranjera vende acciones a una empresa nacional. Inicialmente, se practica retención sobre un valor de venta estimado en 1,000 millones de pesos. Posteriormente, se determina que el valor real de la venta fue 800 millones. La empresa nacional solicita la devolución por el exceso retenido sobre los 200 millones, acompañando documentación que pruebe el nuevo valor.
En esta situación, la devolución procede conforme al artículo 6 del Decreto 1189 de 1988 y la empresa nacional ajustará posteriormente su declaración de renta.
Ejemplo 2: Un trabajador independiente que cumple con requisitos para no ser retenido según la Ley 1429 de 2010, recibe una retención en la fuente sobre sus honorarios. Dado que la norma lo exime, puede presentar solicitud de devolución por retención indebida. Adjuntará certificado de retención y copia de la constancia que avala su exención.
Así, se puede vislumbrar cómo la devolución en casos de retenciones indebidas o en exceso permite que el sistema tributario sea más justo y eficiente.
| Característica | Retención Indebida | Retención en Exceso |
|---|---|---|
| Definición | Retención realizada sin sustento legal o siendo que el sujeto está exento. | Retención realizada sobre un monto superior al que debía haberse practicado. |
| Motivos frecuentes | Aplicación errónea de la norma o desconocimiento de exenciones. | Errores en cálculos, ajustes posteriores en la base gravable. |
| Procedimiento para devolución | Solicitud acompañada de evidencia que demuestra la ausencia de obligación. | Solicitud con pruebas del cálculo correcto y ajuste del valor retenido. |
| Impacto en la declaración de renta | No siempre impacta, ya que la retención no era procedente. | Sí impacta, pues la base gravable y el impuesto deben ajustarse. |
| Acción del agente retenedor | Anulación del certificado y devolución inmediata. | Anulación del certificado y ajuste en las declaraciones futuras. |
Existen principalmente tres tipos de retenciones:
Conocer estos tipos es fundamental para aplicar correctamente las normas y evitar errores en la práctica de retenciones.
El artículo 367 establece que “La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”.
Esto implica que el impuesto sobre la renta se recauda de manera anticipada a lo largo del año fiscal, facilitando el control tributario y evitando acumulaciones de pago en la declaración anual. Así, la retención es un anticipo del impuesto definitivo.
El artículo 384 establece la tarifa mínima de retención en la fuente para empleados que reciben pagos mensuales o mensualizados. Esta tarifa funciona como un mínimo legal para garantizar que la retención sobre salarios sea adecuada y que el Estado recaude el impuesto correspondiente.
Complementa el artículo 383, que regula el cálculo de la retención. Este artículo busca evitar que el impuesto retenido sea inferior al monto mínimo para ciertos ingresos, asegurando la equidad fiscal.
Para gestionar la devolución, se deben presentar:
Sí. Conforme al Decreto 1189 de 1988, el agente retenedor podrá descontar el valor devuelto en la declaración del mismo período o en los siguientes, según los saldos disponibles. Este mecanismo busca evitar que el agente pierda recursos al reintegrar montos que ya había declarado inicialmente.
La normativa exige que el solicitante manifieste expresamente que la retención no ha sido ni será imputada en la declaración de renta correspondiente a dicho año. Esto para evitar que el mismo valor sea reconocido como deducción o crédito tributario en dos períodos distintos.
No hay un plazo específico fijado en el Decreto 1189, pero la recomendación es presentar la solicitud tan pronto como se detecte la retención indebida o en exceso para evitar inconvenientes. En general, las normas tributarias limitan la vigencia de correcciones a los tiempos de prescripción tributaria, normalmente cinco años.
En caso de negativa injustificada, el contribuyente puede acudir a la DIAN para presentar un recurso de reconsideración o acción de tutela, además de solicitar asesoría legal para garantizar sus derechos. La normativa es clara respecto a la obligatoriedad del reintegro cuando la retención se haya practicado en exceso o indebidamente.
La retención en la fuente es un tema dinámico, sujeto a cambios en la legislación y en las políticas tributarias. Por ello, es vital mantenerse actualizado sobre las normativas vigentes y sobre sentencias que puedan afectar la interpretación y aplicación de la ley.
Para ello, le invitamos a visitar regularmente nuestra biblioteca y sección de noticias en www.registrounicotributario.com, donde encontrará información actualizada, guías y análisis expertos.
A continuación, le ofrecemos un recurso audiovisual muy útil, donde el doctor Wilmar Campo explica en detalle en qué casos procede la devolución de la retención en la fuente y cómo actuar ante estas situaciones.
Le invitamos a ver este video para complementar esta guía con una explicación práctica y actualizada.
Para concluir esta completa guía, resumimos algunas recomendaciones fundamentales sobre retención en la fuente y el procedimiento de devolución:
El cumplimiento adecuado no solo evita sanciones, sino que también garantiza la transparencia fiscal y capacidad para reclamar sus derechos en forma efectiva.
