En el contexto actual de Colombia, la gestión de PQR (Petición, Queja y Reclamo) y la facturación electrónica juegan un papel fundamental para asegurar un servicio de calidad y una comunicación efectiva entre empresas y usuarios. Con la proximidad del año 2025, es importante entender las normativas, derechos y procedimientos que regulan estas prácticas. En esta guía completa, abordaremos de manera detallada cómo gestionar PQR y facturación en Colombia, buscando resolver todas las dudas y brindar un panorama claro sobre estos procedimientos.
La Ley 1437 de 2011, conocida como el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece las disposiciones generales sobre el derecho de petición en Colombia. Este derecho es considerado fundamental, ya que permite a los ciudadanos solicitar información, presentar quejas o realizar reclamos ante entidades públicas y privadas.
Según el artículo 14 de esta ley, las entidades tienen un plazo específico para responder a las peticiones de los ciudadanos: 15 días para peticiones de interés general, 10 días para solicitudes de información y 3 días adicionales para la entrega de documentos solicitados. Este marco jurídico garantiza que los usuarios tengan acceso a información relevante y que se atiendan sus inquietudes.
Las PQR pueden clasificarse en diferentes categorías, dependiendo de su naturaleza y del tipo de entidad ante la cual se presentan. Existen PQR dirigidas a entidades de servicios públicos, tanto públicas como privadas, y aquellas que se presentan ante otras administraciones.
Todas las PQR deben ser formuladas de manera clara y precisa para facilitar su gestión y respuesta por parte de las entidades. En el caso de las empresas de servicios públicos, la Ley 142 de 1994 también establece principios que deben ser cumplidos en la atención al usuario, asegurando una respuesta oportuna y eficiente.
La correcta redacción de las PQR es clave para que las entidades puedan brindar una respuesta adecuada. Utilizar un formato específico ayuda a organizar la información y a cumplir con todos los requerimientos legales. Los formatos deben incluir secciones claras donde se especifique el remitente, el asunto, los hechos, las razones de la petición y cualquier prueba que respalde la solicitud.
Es recomendable que cada usuario se familiarice con los diferentes tipos de formatos disponibles para sus PQR, ya que cada uno puede tener características distintas dependiendo del tipo de solicitud a realizar.
Los requisitos para presentar una PQR están estipulados en el artículo 16 de la Ley 1437. Estos son:
Es fundamental que el solicitante cumpla con todos estos requisitos para que la entidad pueda procesar la PQR de manera eficaz.
La estructura de una PQR debería seguir un formato general que facilite su entendimiento y respuesta. Esta estructura debe incluir:
Es importante utilizar un lenguaje claro y preciso, evitando tecnicismos que puedan confundir al destinatario. La claridad en la redacción impacta directamente en la eficacia del trámite.
El proceso de presentación de una PQR implica varios pasos que deben llevarse a cabo meticulosamente:
Es recomendable conservar una copia del documento presentado y cualquier constancia de su recepción por parte de la entidad.
Desde 2025, la facturación electrónica se ha convertido en una obligación para todas las empresas en Colombia, con el fin de modernizar el proceso de facturación y aumentar la transparencia fiscal. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha implementado esta medida para mejorar la eficiencia en la recaudación y el control tributario.
Esto implica que todas las empresas deben emitir facturas electrónicamente a través de sistemas que faciliten la transmisión y verificación de datos, asegurando que las facturas sean válidas y cumplan con los lineamientos legales.
La facturación electrónica está regulada principalmente por el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000042 de 2016, que establecen las normas y procedimientos para su implementación. Estos aspectos legales incluyen:
El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en sanciones económicas y problemas tributarios para las empresas.
Emitir facturas electrónicas implica seguir un proceso bien definido. A continuación, se describen los pasos a seguir:
Es esencial estar al día con los requisitos técnicos y tener un sistema de respaldo que garantice que las facturas se envíen y reciban de manera correcta.
La facturación electrónica debe cumplir con una serie de requisitos establecidos por la DIAN para ser considerada válida. Estos incluyen:
Estos requisitos aseguran la legalidad y autenticidad de las facturas electrónicas, así como la protección de los datos personales involucrados.
Optar por la facturación electrónica ofrece múltiples beneficios para las empresas, tales como:
Además, la facturación electrónica puede mejorar la relación con los clientes al proporcionar documentos más claros y fáciles de entender.
A partir de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en Colombia, independientemente de su tamaño. La DIAN establece un marco normativo que detalla las condiciones y procedimientos para la emisión de este tipo de facturas. Esto permitirá una mayor transparencia fiscal y mejorará la eficiencia de la administración tributaria.
Para facturar electrónicamente con la DIAN en 2025, primero debe registrarse en el portal de la DIAN. A partir de ahí, será necesario adquirir un software de facturación electrónica que esté homologado. Este software le permitirá generar y enviar facturas electrónicas a la DIAN, quienes validarán la información antes de que llegue al cliente. Este proceso busca modernizar la forma en que las empresas manejan sus facturas y mejorar la calidad del servicio al cliente.
Sí, a partir de la segunda semana de abril de 2025, la facturación electrónica será obligatoria en Colombia para todas las entidades que emitan factura. Este avance forma parte de la estrategia de digitalización del gobierno, buscando optimizar los procesos administrativos y tributarios, bajar el uso de papel y facilitar el control fiscal.
Una de las grandes ventajas de la facturación electrónica es el soporte y la validación proporcionada por la DIAN. Cada factura generada electrónicamente pasa por un proceso de validación que asegura su conformidad con la normativa colombiana. Esto implica que el sistema revisará todos los elementos de la factura antes de que sea enviada al cliente, lo que reduce la posibilidad de errores.
Las empresas pueden comunicarse con el soporte técnico de la DIAN para resolver dudas o problemas que surjan durante el proceso de facturación, asegurando así que todas las facturas cumplen con los requisitos demandados por la ley.
Para garantizar el éxito en la implementación de la facturación electrónica, es fundamental seguir algunas buenas prácticas:
Seguir estas prácticas no solo garantizará el cumplimiento de la normativa, sino que también permitirá a las empresas llevar un manejo más ordenado y efectivo de sus operaciones contables.
La implementación de PQR y la facturación electrónica son aspectos cruciales para la relación entre usuarios y entidades en Colombia. Emprender este proceso con conocimiento y preparación no solo beneficia a las empresas, sino que asegura que los derechos de los consumidores sean respetados y que los procesos administrativos se realicen de manera eficiente y transparente.
Es esencial que tanto usuarios como empresas se informen sobre sus derechos y deberes, así como sobre la normativa vigente, para que puedan gestionar sus PQR y facturación electrónica con confianza y éxito en el año 2025.
Para una explicación más detallada sobre cómo gestionar tus PQR y facturación electrónica, te invitamos a ver el siguiente video. Aprende de manera sencilla y práctica cómo realizar estos trámites de manera efectiva.
