En el entorno tributario colombiano, las operaciones comerciales entre diferentes regímenes fiscales pueden generar dudas y desafíos en la correcta aplicación de las normas. Un caso especialmente relevante y frecuente es cuando un gran contribuyente autorretenedor realiza compras a un proveedor que no es responsable del IVA. En este escenario, se deben considerar aspectos importantes como la regla de oro, los mecanismos de retención en la fuente, la liquidación adecuada de impuestos y, por supuesto, la contabilización correcta de las transacciones.
Este artículo técnico y detallado está diseñado para aclarar desde cero todos los elementos que intervienen en esta situación, orientando tanto a contadores en formación como a profesionales que desean profundizar en esta materia para aplicarla con éxito en sus labores diarias. Acompáñenos en este recorrido que cubrirá aspectos normativos, ejemplos prácticos, procedimientos contables y respuestas a las preguntas más comunes.
Antes de entrar en materia, es fundamental entender quiénes son los participantes en este tipo de transacciones y qué obligaciones o responsabilidades fiscales tienen. En Colombia, la administración tributaria clasifica a los contribuyentes según su régimen y obligaciones, lo que determina cómo deben efectuar sus reportes y retenciones.
Un gran contribuyente es una persona natural o jurídica que la DIAN ha catalogado debido a su volumen de operaciones económicas, su capacidad contributiva o por su nivel de cumplimiento tributario. Estas entidades tienen responsabilidades especiales, entre ellas, ser primordiales en el sistema de retenciones y aplicar medidas más estrictas de control fiscal.
El autorretenedor es aquel contribuyente que se practica a sí mismo la retención en la fuente sobre sus ingresos o pagos que recibe. Este mecanismo permite que el contribuyente mantenga un control interno sobre el pago anticipado de impuestos, disminuyendo los riesgos de incumplimiento o de sanciones posteriores.
Un proveedor no responsable de IVA es aquel que, por la naturaleza de su actividad económica o montos de facturación, no debe facturar ni declarar este impuesto. En Colombia, estos contribuyentes tampoco presentan declaraciones de IVA y, por lo tanto, en sus facturas no se incluye este impuesto.
Una de las bases para comprender cómo operar estas transacciones entre regímenes tributarios diferentes es la “Regla de Oro”. Esta norma establece que el régimen tributario más alto en jerarquía debe retener al inferior. Es decir, un gran contribuyente autorretenedor siempre debe aplicar retenciones cuando realice pagos a contribuyentes que se encuentran en regímenes inferiores, como los no responsables de IVA.
Este principio evita la evasión tributaria y facilita el correcto flujo de los recursos hacia la administración.
Supongamos una compra por un valor de $12,390,000 realizados por un gran contribuyente autorretenedor a un proveedor no responsable de IVA. El proceso de liquidación es fundamental para determinar cuánto se paga, cuánto se retiene y cuáles son las obligaciones resultantes.
Es imprescindible tener a mano las tablas oficiales de la retención en la fuente para no declarantes para verificar los porcentajes actualizados.
La correcta contabilización es esencial para que la empresa refleje fielmente estas operaciones en sus estados financieros y cumpla con las disposiciones fiscales.
Este esquema cumple con el principio de partida doble y facilita la conciliación bancaria y tributaria.
| Cuenta | Debe | Haber | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa | $12,390,000 | Registro de compra de inventario | |
| 2365 Retención en la fuente practicada (3.5%) | $433,650 | Retención practicada al proveedor no responsable de IVA | |
| 2408 Retención ICA Bogotá | $136,786 | Retención de industria y comercio | |
| 2205 Proveedores | $5,909,782 | Pago 50% contado del valor neto | |
| 1110 Efectivo y equivalentes de efectivo | $5,909,782 | Pago contado al proveedor |
El hecho de que el proveedor no facture IVA tiene varias implicaciones importantes en la operación y declaración tributaria del gran contribuyente autorretenedor:
El impuesto de retención en la fuente es uno de los temas que genera mayor inquietud en esta clase de transacciones entre diferentes regímenes. Comprender quién, cómo y cuándo debe practicarse es vital.
La retención en la fuente es una forma de pago anticipado de impuestos que la ley colombiana exige para facilitar la recaudación y evitar la evasión.
Cuando un gran contribuyente autorretenedor compra a un no responsable de IVA, la retención en la fuente es del 3.5% sobre el valor de compra total. Este porcentaje es mayor que el aplicado a los declarantes, lo que ayuda a equilibrar las obligaciones tributarias.
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un impuesto indirecto al consumo que afecta la mayoría de las ventas de bienes y servicios en Colombia. Sin embargo, ciertos contribuyentes están exentos o no son responsables de declararlo. Esto crea una situación particular en las compraventas entre distintos regímenes.
Un no responsable de IVA no factura este impuesto y no presenta declaraciones relacionadas con él. Generalmente, esto ocurre con pequeños comerciantes, personas naturales que realizan actividades específicas o empresas con bajos ingresos.
Hemos mencionado la “Regla de Oro” como un principio esencial. Vamos a ahondar en su definición y aplicación concreta.
La regla de oro en materia tributaria indica que el régimen tributario cuyo nivel jerárquico es superior tiene la obligación de practicar retención sobre el régimen tributario inferior. Esto asegura mayor control fiscal y simplifica las responsabilidades.
El impuesto de industria y comercio (ICA) es un tributo municipal, cuyo porcentaje varía dependiendo del municipio donde se realice la actividad económica. En nuestro ejemplo aplicamos un porcentaje correspondiente a Bogotá.
Cada municipio tiene secretarías de hacienda o de ingresos donde se publican las tarifas vigentes para diferentes actividades económicas. Es indispensable consultar esas fuentes en cada caso para cumplir correctamente.
En ciertos casos, las entidades o contribuyentes están obligados a practicar retenciones sobre el ICA, establecidas por el municipio. Estas normalmente se calculan como un porcentaje sobre el valor de la transacción.
Para facilitar la comprensión, a continuación describimos un paso a paso que guía el proceso operativo y contable de esta transacción:
Existen prácticas erróneas frecuentes que pueden conllevar sanciones por parte de la DIAN o autoridades municipales:
Consejos prácticos:
El gran contribuyente es un actor central en la gestión fiscal colombiana. Su estatus le otorga la capacidad y la obligación de aplicar retenciones más rigurosas. Esto responde a su capacidad económica y volumen de operaciones. En el contexto actual, el gran contribuyente autorretenedor se encarga de aplicar la retención a proveedores de niveles inferiores, como los no responsables de IVA, asegurando así el cobro anticipado de impuestos.
Dudas comunes: ¿Puede un gran contribuyente negarse a practicar retenciones? No, está obligado por ley.
Ser autorretenedor implica una autogestión de la retención en la fuente. Esto puede parecer complejo, pero brinda mayor control y transparencia al contribuyente. En el proceso de compra a un no responsable de IVA, el gran contribuyente autorretenedor debe practicar retenciones a terceros y mantener claras sus propias retenciones sobre ventas o ingresos.
Consejo práctico: Mantenga un registro minucioso y constante para evitar errores.
El proveedor no responsable de IVA es un elemento diferenciador en la transacción, pues no factura IVA y no presenta declaración por este impuesto. Esto hace que el comprador no pueda descontar IVA y que deba aplicar una retención más alta en la fuente para balancear la carga fiscal.
Duda común: ¿Puede un no responsable ser sujeto de retención? Sí, la retención en la fuente es aplicable.
La retención en la fuente es el mecanismo mediante el cual el pagador anticipa al Estado el pago de impuestos que debe realizar el receptor. En este contexto, el gran contribuyente autorretenedor debe practicar retención sobre pagos a no responsables de IVA con una tarifa específica. Esto asegura que la DIAN reciba los tributos oportunamente.
Este impuesto municipal debe ser considerado siempre que la actividad económica se realice en el territorio de una ciudad o municipio que lo imponga. En Bogotá, como en nuestro ejemplo, se practica una retención específica que debe ser contabilizada y pagada según las normas vigentes.
El proceso contable debe reflejar fielmente cada etapa de la transacción y las retenciones practicadas. Esto permite la transparencia, el control fiscal y la conciliación con las obligaciones tributarias.
| Tipo de proveedor | Retención en la fuente (%) | IVA facturado | Obligación del gran contribuyente |
|---|---|---|---|
| No responsable de IVA | 3.5% | No aplica | Aplicar retención 3.5% y liquidar ICA |
| Responsable de IVA (declarante) | 2.5% | Aplica IVA | Aplicar retención 2.5%, descontar IVA |
| Gran contribuyente autorretenedor | Depende si es a su mismo régimen o inferior | Aplica IVA | Puede autorretenerse y practicar retenciones a terceros |
Imaginemos que una empresa gran contribuyente autorretenedor adquiere mercancía valorada en $12.390.000 a un proveedor no responsable de IVA, pactando pagar 50% de contado y 50% a crédito. El proceso es el siguiente:
Este ejemplo claro y detallado es aplicable en diversas empresas y sirve como base para procesos académicos y empresariales.
Si desea comprender mejor este proceso con una explicación visual y paso a paso, le invitamos a ver este recurso en video que profundiza en estos conceptos y muestra la contabilización detallada.
Al hacer una venta, el gran contribuyente autorretenedor debe aplicarse a sí mismo una autorretención del 0.4%. Además, el comprador de sus productos o servicios le practicará una retención por compras del 2.5%. Esto implica que el autorretenedor es responsable de calcular y descontar la parte correspondiente a la autorretención en sus ingresos, mientras que sus compradores, si son gran contribuyentes o responsables, tienen la obligación de practicar retenciones sobre los pagos realizados.
Ejemplo: Si una venta es de $10,000,000, el autorretenedor aplicará un 0.4% de autorretención (equivalente a $40,000), mientras que el comprador practicará una retención del 2.5% ($250,000) sobre el mismo valor.
Si un gran contribuyente adquiere productos o servicios a otro gran contribuyente que no es autorretenedor, debe efectuarle la respectiva retención sobre el pago. La tarifa y el porcentaje dependerán de la naturaleza del bien o servicio, así como de las tablas oficiales de retención vigentes.
Esto asegura que ambos contribuyentes cumplan con sus obligaciones tributarias, y que la administración reciba oportunamente los recursos. Esta retención está prevista para evitar la evasión fiscal y asegurar el cumplimiento efectivo entre pares del régimen tributario.
El autorretenedor es aquel que se practica a sí mismo la retención en la fuente. Por defecto, la retención en la fuente es practicada por quien hace el pago. Sin embargo, cuando el beneficiario del pago es autorretenedor, este mismo se aplica la retención correspondiente a sus ingresos, es decir, se “autorretiene”.
Este mecanismo permite que el contribuyente controle directamente el valor de la retención en sus ingresos, facilitando la gestión y cumplimiento tributario. No significa que no deba recibir retenciones de otros, sino que él mismo asume la responsabilidad de practicar la retención sobre sus ingresos, según la normativa vigente.
Cuando el proveedor no es responsable de IVA, no factura este impuesto, por lo que el comprador gran contribuyente no podrá descontar IVA en su declaración. Esto implica que el costo de compra será mayor en términos fiscales, dado que no existen valores de IVA para descontar. Por ello, el comprador debe ajustar su contabilidad para reflejar esta situación y evitar errores en la presentación de declaraciones.
Sí. La ley establece que cuando un gran contribuyente realiza pagos a un proveedor no responsable de IVA, debe practicar retención en la fuente ante la DIAN. Esta retención protege al sistema tributario y garantiza que los ingresos del proveedor sean reportados y gravados adecuadamente.
La tarifa generalmente aplicable es del 3.5% sobre el valor total de la compra. Sin embargo, es importante consultar las tablas oficiales vigentes para la retención en la fuente, ya que estas pueden actualizarse y variar según la jurisdicción o actividad económica.
Debe guardar la factura o documento equivalente expedido por el proveedor no responsable de IVA, el comprobante de retención practicada, los soportes de pago de retenciones a la DIAN y demás registros contables relacionados. Esto es esencial para soportar las operaciones durante auditorías o revisiones tributarias.
No. La retención en la fuente es una obligación legal y no puede ser renunciada ni negociada. El contribuyente responsable debe practicarla y reportarla independientemente de acuerdos adicionales.
Al hacer la venta, debe aplicarse la autorretención del 0.4%, y quien le haga la compra le practicará la retención por compras del 2.5%. Esto significa que el autorretenedor debe descontarse una parte del impuesto anticipadamente y, al mismo tiempo, sus compradores deben hacer retenciones al momento de pagar.
Esto asegura que el cobro del impuesto se haga efectivamente y evita acumulaciones o incumplimientos futuros. El gran contribuyente autorretenedor debe administrar estos valores con precisión para no incurrir en sanciones o errores contables.
Si un gran contribuyente adquiere productos o servicios a otro gran contribuyente que no es autorretenedor, debe efectuarle la respectiva retención según las tablas y tarifas vigentes. La operación debe registrarse cuidadosamente para reflejar ambas partes la transacción y garantizar que cada uno cumpla con sus obligaciones tributarias.
En este caso, la retención normalmente es menor que la de comprar a un no responsable de IVA y el IVA será facturado y descontado adecuadamente.
Cuando el comprador es autorretenedor, este mismo se debe practicar la retención en la fuente sobre sus ingresos. Esto representa una excepción a la regla general, en la cual el que hace el pago practica la retención. En tal caso, el autorretenedor controla el pago anticipado y debe reflejarlo en sus declaraciones y registros contables.
Esta modalidad brinda mayor control y evita duplicidades en la retención, ya que evita que terceros practiquen retenciones indebidas sobre pagos ya gravados.
Operar correctamente cuando un gran contribuyente autorretenedor compra a un proveedor no responsable de IVA implica comprender y aplicar las reglas tributarias con precisión, especialmente la regla de oro y la práctica adecuada de la retención en la fuente. La correcta liquidación, contabilización y pago de estas retenciones es indispensable para evitar sanciones y asegurar la transparencia fiscal.
Es vital mantener actualizadas las tarifas y normativas vigentes, consultar fuentes oficiales y aplicar buenas prácticas contables como las detalladas en este artículo.
Le invitamos a revisar nuestras últimas guías y noticias tributarias para mantenerse informado y optimizar sus procesos fiscales en 2025 y más allá.
