El cumplimiento adecuado de la declaración de impuestos es fundamental tanto para el contribuyente como para el preparador profesional. En el ámbito tributario, la debida diligencia es un concepto clave que protege a ambas partes y garantiza que los créditos, deducciones y beneficios fiscales reclamados sean legítimos y estén debidamente respaldados.
Este artículo forma parte del Curso completo de impuestos Income Tax parte dos para aprender y está diseñado para ofrecer una guía exhaustiva y práctica sobre cómo cumplir rigurosamente con los requisitos de debida diligencia en la preparación de impuestos, especialmente en el manejo de créditos tributarios. Además, se describen las implicaciones de incumplir estos requisitos, las mejores prácticas para evitar sanciones, y consejos claros para preparadores y contribuyentes.
En 2025, el panorama tributario sigue presentando retos para quienes preparan declaraciones, y este contenido ayudará a comprender en detalle cómo actuar con responsabilidad, reducir riesgos y aprovechar los beneficios fiscales de manera legal y segura.
La debida diligencia es la obligación que tiene el preparador de declaraciones de impuestos de asegurarse que toda la información suministrada por el contribuyente para reclamar créditos y deducciones sea legítima y esté documentada. Es un estándar legal que busca prevenir fraudes y errores que generen beneficios fiscales indebidos.
El incumplimiento de esta obligación puede acarrear multas de hasta $540 por cada crédito reclamado erróneamente. Por ello, el preparador debe realizar una entrevista detallada, comprobar la elegibilidad y conservar los documentos de soporte correspondientes.
La debida diligencia protege tanto al preparador como al contribuyente. Si el IRS detecta irregularidades sin el debido respaldo, puede iniciar auditorías y sanciones que impactarán económicamente y legalmente a ambos. Mantener un proceso riguroso ayuda a evitar multas, pérdida de licencia para el preparador y conflictos legales para el contribuyente.
Además, esta práctica fortalece la confianza entre el cliente y el preparador, ya que se demuestra profesionalismo y compromiso con las reglas fiscales.
Al preparar una declaración que incluye créditos tributarios, será necesario responder varias preguntas planteadas en formularios específicos, como la Forma 8867, que verifica la elegibilidad para créditos como el Earned Income Tax Credit (EITC), Child Tax Credit y American Opportunity Tax Credit.
Las preguntas usualmente indagan sobre el estado civil, la residencia de los hijos, la relación con el contribuyente y los ingresos. Contestar equivocadamente o sin pruebas puede desencadenar multas.
Cuando se prepara una declaración o una reclamación de reembolso enmendada de años anteriores, es vital usar información exacta del año fiscal que se declara. Por ejemplo, para la declaración de 2020, toda la información debe corresponder estrictamente a ese año, no a años previos ni posteriores.
La hoja de trabajo de cada crédito debe ser completada con la información correcta y acompañada de todos los formularios anejos. Usar software incorrecto, que no incluya la Forma 8867, puede aumentar la multa, ya que el sistema no garantiza la aplicación de la debida diligencia.
Los créditos tributarios representan reducciones significativas en el monto a pagar o incrementan el reembolso. Sin embargo, no todos califican, y el preparador debe verificar el cumplimiento de los criterios para reclamar créditos válidos.
Entre los principales créditos están:
Para cada crédito, debe existir evidencia documental clara. Por ejemplo:
La falta de alguno de estos documentos puede invalidar el crédito y exponer a multas.
Determinar correctamente el estado civil es esencial, sobre todo cuando se pretende declarar como cabeza de familia. No basta con que el cliente lo solicite; las reglas legales establecen condiciones claras para esta categoría.
Imaginemos tres personas viviendo juntas: María, madre soltera con una hija; Margarita, también cabeza de familia con otra hija; y Juan, viudo hace más de tres años, igualmente cabeza de familia. En este caso, aunque comparten vivienda, cada uno representa un núcleo familiar independiente, por lo que cumplen con la regulación para declarar como cabeza de familia.
El no cumplir con las normas de debida diligencia y reclamar créditos sin soporte adecuado provoca multas severas. Algunos ejemplos comunes incluyen:
Estas situaciones pueden multiplicar las multas y convertir lo que fue un ingreso en un grave problema financiero para el preparador.
Una práctica esencial para mantener la integridad y seguridad frente a auditorías es conservar por un mínimo de tres años todos los documentos de soporte. Algunos elementos clave incluyen:
Cuando el cliente recibe ingresos en efectivo, es vital que lleve un registro detallado de las fechas, montos y pagadores para justificar el ingreso percibido. Esto incluye notas, registros de pagos y contratos.
La entrevista exhaustiva es el paso inicial para recopilar información precisa. A través de preguntas claras y específicas, el preparador debe:
El buen hábito de documentar esta información minimiza riesgos y potencia la precisión de la declaración final.
Para asegurar la aplicación correcta de la debida diligencia, ciertos formularios son indispensables durante la preparación:
Para evitar errores, el preparador debe usar software autorizado y diseñado para tomar en cuenta las normas de debida diligencia. Software sin funciones básicas como la Forma 8867 eleva el riesgo de sanciones.
Este crédito está dirigido a trabajadores con ingresos modestos. El preparador debe confirmar el ingreso, estado civil, hijos que califican y su residencia. Es absolutamente necesario conservar el soporte de ingreso y residencia. El error puede generar multas elevadas.
El crédito por hijos menores permite deducción por cada hijo elegible. El adicional es parcialmente reembolsable. Se debe documentar que los hijos vivieron más de seis meses con el contribuyente durante el año fiscal.
Este crédito se otorga por gastos relacionados con la educación universitaria. El preparador debe solicitar las formas 1098-T y otros documentos que certifiquen matrícula y pagos.
Si un preparador vulnera las normas de debida diligencia, el IRS puede imponer multas que oscilan en un mínimo de $540 por crédito omitido o declarado incorrectamente.
Para evitar esta penalidad:
| Situación | Explicación | Resultado fiscal |
|---|---|---|
| Dos personas casadas reclaman cabeza de familia en la misma vivienda | Incorrecto, solo puede existir un cabeza de familia si están casados. No pueden dividir créditos hijos. | Puede derivar en auditoría y multas. Créditos no se otorgan. |
| Familias independientes con cabezas separados viviendo juntas | Cada núcleo familiar es independiente, permiso para tener varios cabezas de familia dentro de una vivienda compartida. | Créditos aplican sin problemas si cada grupo cumple requisitos. |
| Cumplimiento parcial de decreto judicial para reclamo de crédito | Ejemplo: padre que paga manutención pero no cumple con el tiempo de residencia. | Solo la persona que cumple la residencia tiene derecho a reclamar crédito. |
Cuando un cliente trabaja por cuenta propia y recibe pagos en efectivo, la documentación es crucial. Los preparadores deben:
Sin evidencia, el riesgo de rechazo o auditoría aumenta considerablemente.
Para acreditar que un hijo califica como dependiente y se puede reclamar el crédito correspondiente, se deben presentar:
El IRS exige que los preparadores mantengan los documentos originales y copias digitales durante al menos tres años. En caso de auditoría, estos documentos servirán para demostrar la veracidad de la declaración.
Los formatos en PDF de declaraciones y formularios anexos deben guardarse ordenadamente y etiquetarse por año y cliente para acceso rápido.
En la siguiente sección del curso se profundizará en los tipos de ingresos y sus formularios asociados, tales como:
Estos temas son fundamentales para completar la declaración con precisión y seguridad.
Para complementar este aprendizaje, le invitamos a ver el video que amplía de forma visual y dinámica el proceso de debida diligencia en la preparación de impuestos. Será una guía práctica muy útil para afianzar el conocimiento y evitar errores comunes.
La debida diligencia es el estándar que obliga al preparador de impuestos a comprobar y documentar que el contribuyente cumple con los requisitos para reclamar créditos y deducciones. Esta práctica minimiza riesgos de auditorías y sanciones y mejora la calidad del trabajo.
Preguntas frecuentes incluyen cómo demostrar debida diligencia, cuáles son los criterios mínimos y qué documentos son aceptables. La clave está en llevar siempre un registro completo y actualizado.
Este es el formulario en el que el preparador certifica que ha realizado la debida diligencia para créditos específicos. Su uso es obligatorio para evitar multas. Si no se presenta o se completa incorrectamente, la multa puede ser significativa.
Preparadores novatos suelen desconocerlo, por lo que es vital capacitarse y utilizar software que lo incluya.
Cada crédito tiene reglas específicas y documentación requerida. Por ejemplo, el Child Tax Credit otorga hasta $2,000 por hijo, pero solo es válido si el hijo vivió con el contribuyente la mayoría del año. El Additional Child Tax Credit es parcialmente reembolsable, ofreciendo hasta $1,400 en reembolsos.
Preparadores deben saber que estos créditos se otorgan por hijo y no se pueden dividir entre padres casados que viven juntos.
Estado civil especial que aplica a personas solteras que mantienen un hogar para dependientes. Solo una persona por hogar puede reclamarlo, salvo que existan núcleos familiares separados. Error común es permitir más de un cabeza de familia en una misma unidad habitacional.
Las personas que trabajan por cuenta propia con ingresos en efectivo deben llevar registro riguroso de pagos y gastos, para justificar ingresos al IRS y poder reclamar créditos relacionados. Esto incluye libros de ingresos/gastos y contratos si existen.
Estos documentos validan la información declarada ante el IRS. Sin pruebas concretas, el riesgo de auditoría aumenta y puede culminar en multas. Por ejemplo, un registro escolar con dirección confirma residencia del menor, mientras que un W-2 sustenta ingreso declarado por empleo.
Hacer los impuestos personalmente es viable y puede ahorrarle dinero si tiene conocimientos básicos. Paso a paso, debe recopilar toda su información financiera: formularios W-2, 1099, documentos de gastos deducibles y créditos potenciales. Existen varios softwares y plataformas que guían paso a paso el proceso, como TurboTax, H&R Block o el sistema Free File del IRS.
Se recomienda comenzar por comprender qué créditos y deducciones son aplicables, cumplir con las fechas límites y verificar dos veces la información antes de enviar. Si el caso es complejo, consultar con un profesional es la mejor opción para no cometer errores que puedan costarle multas.
El programa Free File del IRS permite a los contribuyentes elegibles presentar sus impuestos federal de forma gratuita usando software aprobado. Está destinado a personas con ingresos menores a un límite establecido (por lo general alrededor de $73,000). Para usarlo, ingresa al sitio oficial del IRS, elige el software que mejor se adapte a tu perfil, y sigue las instrucciones para preparar y presentar tu declaración electrónicamente.
Este recurso es especialmente útil para quienes desean hacer sus propios impuestos sin costo. Sin embargo, es importante asegurarse que el software elegido incluya todos los formularios y créditos necesarios para su situación específica.
Para quienes prefieren ayuda profesional presencial, existen múltiples opciones. En Houston, TX, por ejemplo, la firma Jackson Hewitt ofrece servicios de preparación de impuestos, modificaciones de declaraciones y asesoría fiscal. Puede llamar para hacer una cita al teléfono (713) 643-1040 o reservar en línea.
Este tipo de servicios ofrece seguridad y experiencia, ayudándole a evitar errores y sanciones. Al buscar una oficina local, asegúrese que el preparador esté certificado y tenga buenas referencias.
No conservar los documentos puede llevar a serias complicaciones en caso de auditoría. El IRS puede requerir pruebas para validar los créditos reclamados, y la ausencia de soporte puede resultar en sanciones económicas y la obligación de pagar impuestos atrasados.
Por ello es esencial guardar los documentos por lo menos tres años después de presentar la declaración.
No. Para que un hijo sea dependiente a efectos fiscales, debe haber vivido más de medio año con el contribuyente. Existen excepciones para hijos temporales fuera por estudios o enfermedad, pero en general la regla se cumple estrictamente.
El preparador debe actuar con ética y profesionalismo. Si detecta información dudosa o contradictoria, debe solicitar documentos adicionales o abstenerse de presentar la declaración hasta comprobar la veracidad. Firmar y enviar información falsa puede acarrear multas severas y pérdida de licencia profesional.
Se recomienda buscar asesoría profesional inmediata para evaluar opciones, incluyendo la posibilidad de presentar evidencia alternativa o negociar con el IRS. En caso de falta grave de documentos, puede ser necesario pagar multas y ajustar declaraciones.
El estándar mínimo es 3 años desde la fecha de presentación, aunque en algunos casos, como fraude o solicitud de reembolso adicional, puede ser recomendable mantener documentos por más tiempo.
No es recomendable. Si el software no genera esta forma para créditos que la requieren, el IRS puede multar directamente al preparador. Por lo tanto, use software certificado que incluya todos los formularios pertinentes.
El preparador debe explicar con claridad los requisitos de elegibilidad, mostrar la documentación y consejos legales. Si el cliente insiste en reclamar un crédito dudoso, es mejor abstenerse y recomendar asesoría legal o fiscal adicional.
La debida diligencia en la preparación de impuestos es uno de los pilares fundamentales para un trabajo profesional que cumpla con las normativas vigentes y brinde la máxima seguridad tanto para el preparador como para el contribuyente. En 2025, la responsabilidad para los preparadores es aún mayor, con el riesgo de multas substanciales que pueden afectar la reputación y situación financiera profesional.
Este artículo desarrolla con detalle los pasos, documentos, ejemplos y consejos para llevar a cabo una preparación confiable y rigurosa. Le invitamos a seguir explorando otros capítulos y materiales actualizados en www.registrounicotributario.com y mantenerse al día con las novedades fiscales y cursos que fortalecen su conocimiento tributario.
