En el complejo panorama tributario colombiano, es fundamental para empresarios, contadores y profesionales entender con claridad cómo se manejan las retenciones y descuentos en las transacciones entre los diferentes regímenes tributarios. El 2025 trae consigo retos y actualizaciones relevantes en este aspecto, por esto ofrecemos un análisis exhaustivo y detallado del mapa completo de descuentos entre regímenes tributarios en Colombia.
Conocer estas reglas es clave para garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales, evitar sanciones y optimizar la gestión tributaria empresarial. Aquí encontrarás, paso a paso, cómo funcionan las retenciones entre cada régimen y qué conceptos aplicar en cada caso.
Un régimen tributario es el conjunto de normas y obligaciones fiscales que agrupan a los contribuyentes según sus características económicas, tamaño y actividades. En Colombia, existen regímenes como el gran contribuyente, el gran contribuyente autorretenedor, el responsable de IVA, el no responsable de IVA y el régimen simple de tributación, entre otros.
Cada régimen tiene particularidades en cuanto a cómo se realizan las retenciones en las compras o ventas entre unos y otros. Comprender estas diferencias es crucial para que las empresas sepan cuándo deben practicar descuentos tributarios y cuáles son los conceptos involucrados.
Antes de entrar en detalles, existen ciertas reglas de oro que rigen todas las retenciones. La primera y más importante es que el que compra es el que retiene. Por lo tanto, al realizar una compra, la obligación de hacer la retención o el descuento tributario recae en el comprador y no en el vendedor.
Además, la retención dependerá del régimen de ambos -comprador y vendedor- y de los conceptos tributarios aplicables (retención en la fuente, reteica, reteiva, retegas, etc.).
El gran contribuyente autorretenedor representa la figura superior en la jerarquía tributaria. Este régimen:
Esto implica que siempre que el gran contribuyente autorretenedor realice compras a cualquier otro régimen, este aplica las retenciones correspondientes y nadie le hace descuento alguno a él.
El gran contribuyente autorretenedor, denominado en el mapa como el régimen “superior”, retiene a todos los siguientes regímenes con las siguientes características:
Se destaca que el gran contribuyente autorretenedor puede aplicar retención de IVA al régimen simple por ser este régimen “inferior”.
Cuando el gran contribuyente realiza una compra a otros regímenes, actúa de la siguiente manera:
El responsable de IVA genera retenciones cuando compra a otros regímenes, aunque con ciertas limitaciones:
El régimen de no responsable de IVA tiene la característica de que no le realiza retenciones a nadie. Sin embargo, recibe retenciones según corresponda de los otros regímenes al momento de venta o compra.
El régimen simple representa una excepción dentro de las reglas generales:
| Comprador / Régimen vendedor | Gran Contribuyente Autorretenedor | Gran Contribuyente | Responsable de IVA | No Responsable de IVA | Régimen Simple |
|---|---|---|---|---|---|
| Gran Contribuyente Autorretenedor | — (auto retenedor no recibe retenciones) | Retención en la fuente | Reteica, Reteiva y Retención en la fuente | Reteica y Retención en la fuente | Reteiva y Retención en la fuente (con excepciones) |
| Gran Contribuyente | — (no retiene al superior) | — | Reteica, Reteiva y Retención en la fuente | Reteica y Retención en la fuente | Retención de IVA |
| Responsable de IVA | — (no retiene al superior) | Retención en la fuente | Retención en la fuente (más retegi en algunas ciudades) | Reteica y Retención en la fuente | Reteiva y Retención en la fuente |
| No Responsable de IVA | — | — | — | — | — |
| Régimen Simple | — (no retiene a nadie) | — | — | — | Reteiva y Reteica (excepto en pequeños comercios) |
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos. El comprador descuenta un porcentaje al vendedor de ciertos pagos, como por ejemplo, servicios, honorarios o adquisición de bienes, y lo entrega a la autoridad tributaria.
Este mecanismo permite que la administración tributaria tenga un control efectivo y que el contribuyente no incumpla con sus obligaciones fiscales.
En el mapa de descuentos entre regímenes en Colombia, la retención en la fuente varía dependiendo del régimen del vendedor y comprador, y usualmente la practica el régimen superior hacia el inferior.
Reteica corresponde a la retención en el impuesto de industria y comercio (ICA) que algunos municipios aplican. No todos los regímenes deben aplicarla, pero dentro del mapa es importante porque el gran contribuyente autorretenedor o el responsable de IVA muchas veces la practica hacia regímenes inferiores.
Es importante consultar la normatividad local para saber el porcentaje exacto y las novedades vigentes para el año 2025.
La reteiva es la retención en el impuesto al valor agregado (IVA). Los grandes contribuyentes autorretenedores y responsables de IVA deben practicar esta retención al comprar a regímenes inferiores.
Sin embargo, cabe resaltar que el régimen simple tiene reglas especiales en cuanto al manejo de la retención en IVA, presentando algunas excepciones para cargas tributarias.
El gran contribuyente es un régimen seleccionado por la DIAN basado en la actividad económica y volumen. Tiene obligaciones especiales para cumplir con autorretenciones y reportes fiscales.
El gran contribuyente autorretenedor es una subcategoría que tiene facultad para practicar autorretenciones, es decir, retener impuestos por cuenta propia en ciertas operaciones. Este régimen suele manejar las retenciones más complejas y superiores.
Los contribuyentes que deben cobrar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas (IVA) entran en el régimen de responsables de IVA. Este régimen debe realizar retenciones según la normativa, especialmente retención en la fuente y reteiva al comprar contratos o servicios.
Este régimen agrupa a aquellos contribuyentes que no están obligados a cobrar ni declarar IVA. Sin embargo, pueden recibir retenciones por otros conceptos tributarios y en algunos casos practicar retenciones como retenedores dependiendo de la transacción.
El régimen simple es un sistema simplificado que integra varios impuestos (renta, IVA, ICA) en un pago único. Es ideal para pequeñas y medianas empresas o independientes.
Aunque no recibe generalmente retención en la fuente por concepto de compras, sí puede practicar retenciones en la fuente solo por salarios.
Para facilitar la comprensión del usuario, a continuación describimos ejemplos reales para la aplicación del mapa de descuentos:
Una empresa catalogada como gran contribuyente autorretenedor adquiere servicios de una compañía responsable de IVA. Según las reglas:
Esto implica que la factura del servicio recibirá un descuento inmediato por estos conceptos.
Cuando un responsable de IVA compra a un régimen simple, debe practicar retención reteiva y retención en la fuente. Este proceso es automático y el régimen simple registra estas retenciones como descuentos para sus obligaciones tributarias.
Al comprar a otro régimen simple, en general se aplican reteiva y reteica, excepto en establecimientos pequeños como tiendas, minimercados o peluquerías donde no hay retenciones para incentivar su desarrollo.
Este caso específico no contempla retención porque el gran contribuyente no retiene al autorretenedor, un régimen superior. La factura debe pagarse sin descuentos por retenciones.
El incumplimiento en la aplicación correcta de las retenciones puede generar multas, sanciones e intereses de mora.
Además, el correcto manejo de las retenciones beneficia la imagen del contribuyente ante la DIAN y facilita las declaraciones tributarias.
Es indispensable que cada contribuyente conozca no solo sus obligaciones de retener, sino también los derechos que tiene para reclamar retenciones indebidas o mal aplicadas.
Algunas normativas locales pueden modificar o añadir reglas específicas, como la retención retegi en ciertas ciudades o exenciones para ciertos tipos de comercio.
Por ejemplo, en ciudades como Medellín es necesario consultar con la secretaría de hacienda local para confirmar la aplicación de ciertos descuentos como retegi.
La capacitación constante y el uso de herramientas actualizadas son claves para aplicar correctamente este mapa de descuentos.
Se recomienda guardar una copia del mapa y usarlo como referencia en cada proceso de compra para asegurar la correcta aplicación.
Para quienes buscan una explicación visual interactiva y más detallada sobre este mapa de descuentos, a continuación les invitamos a ver un video explicativo que desglosa cada concepto paso a paso, facilitando su comprensión práctica.
La obligación de realizar retenciones recae en el comprador. Es decir, quien adquiere un bien o servicio debe practicar la retención aplicable según su régimen y el régimen del vendedor.
Generalmente, el régimen simple no recibe retención en la fuente por compras. Sin embargo, debe practicar retenciones en la fuente únicamente por concepto de salarios.
El gran contribuyente autorretenedor no debe recibir retenciones de ningún otro régimen, ya que es considerado superior y auto retenedor. Recibir una retención podría ser un error que debe corregirse.
Cuando compras a un no responsable de IVA, el régimen comprador generalmente aplica reteica y retención en la fuente. Debes asegurarte que estas retenciones estén correctamente calculadas y reportadas.
Reteiva es la retención específica sobre el impuesto al valor agregado (IVA), mientras que la retención en la fuente es un mecanismo general para anticipar impuestos sobre ingresos o pagos. Ambas pueden practicarse simultáneamente según las circunstancias.
Sí, se pueden realizar retenciones especialmente de reteiva, pero nunca retención en la fuente sobre compras a régimen simple, salvo ciertas excepciones normativas. Es importante validar este tipo de casos de forma puntual.
Las retenciones están reguladas por el Estatuto Tributario colombiano, regulaciones de la DIAN, normativas municipales y decretos específicos para cada impuesto.
Puedes consultar el Registro Único Tributario (RUT) de tu proveedor para conocer su régimen y demás obligaciones fiscales vigentes.
Cuando la transacción ocurre entre un régimen inferior hacia uno superior (por ejemplo, gran contribuyente hacia gran contribuyente autorretenedor), no se practica retención. También hay excepciones en ventas entre pequeños comerciantes régimen simple.
Errores en las retenciones pueden dar lugar a sanciones económicas, intereses de mora y requerimientos por parte de la DIAN, afectando la reputación y las finanzas de la empresa.
Este término es la piedra angular en cualquier mapa de descuentos tributarios. La retención en la fuente es el mecanismo mediante el cual el comprador descuenta una suma al vendedor para luego entregar ese dinero a la DIAN. Su relevancia radica en asegurar un recaudo anticipado y evitar defraudación fiscal. Dudas comunes incluyen qué porcentaje aplicar, cuándo practicarla y cómo reportarla. Un consejo útil es siempre validar el régimen del vendedor para determinar si la retención se debe practicar o no.
Este concepto representa la máxima categoría dentro de los regímenes y desempeña un papel protagónico en el proceso de retenciones, ya que actúa reteniendo a todos los inferiores y no es retenido por nadie. Es fundamental comprender sus responsabilidades para aplicar correctamente las retenciones y evitar retrasos en los pagos tributarios.
El régimen simple es un modelo tributario diseñado para facilitar el cumplimiento fiscal de pequeñas empresas. Destaca por su flexibilidad y simplificación. En el contexto del mapa de descuentos, su peculiaridad es que no recibe retención en la fuente por compras, salvo en reglas muy específicas. Esto genera muchas dudas, por lo que es vital conocer las excepciones y aplicarlas correctamente. Se recomienda siempre revisar la normativa para el año vigente.
Se refiere a la retención sobre el impuesto al valor agregado. Su importancia radica en que afecta la liquidez de los contribuyentes y debe ser aplicada con precisión para no incurrir en errores ni sanciones. Preguntas comunes son relacionadas con los porcentajes y los regímenes obligados a practicarla, que suelen confundirse con la retención en la fuente corriente. Es fundamental diferenciar ambos conceptos para evitar confusión.
Es el régimen que maneja el IVA y tiene la obligación de cobrar, declarar y pagar este impuesto. En el mapa de descuentos, el responsable de IVA se encuentra en una posición intermedia, reteniendo a regímenes inferiores y siendo retenido por superiores. Conocer esta posición permite identificar cuándo se debe practicar retención y cuáles conceptos aplicar.
Este término define a contribuyentes exentos o que no deben manejar el IVA en su actividad. En el mapa es importante porque aunque no maneja IVA, puede recibir retenciones por otros conceptos, como reteica o retención en la fuente. La confusión frecuente se da en la aplicación de retenciones y en la obligación de entregar soportes, por lo que es importante estar claro en su definición.
Es la retención en el impuesto de industria y comercio (ICA), que es territorial, es decir, varía según la ciudad o municipio. Su consideración en el mapa de descuentos es esencial para realizar correctamente las retenciones en compras o contrataciones dentro del territorio nacional. Se recomienda verificar las tasas locales para evitar errores.
Este es el gráfico conceptual que sintetiza cómo interactúan los regímenes tributarios en cuanto a las retenciones. Es una herramienta invaluable para profesionales, ya que indica claramente quién retiene a quién y qué conceptos aplicar. Su correcta interpretación permite un manejo eficiente y transparente del cumplimiento tributario.
La retención en la fuente impacta directamente el flujo de caja de una empresa, ya que implica que parte del pago que debería recibir un proveedor queda retenido por el comprador para ser entregado a la DIAN. Esto significa que el proveedor recibe una suma menor inicialmente, lo que puede afectar su liquidez.
Desde la perspectiva del comprador, la retención disminuye la cantidad exacta que debe pagar al proveedor, pero aumenta la responsabilidad administrativa al requerir la consignación de dichos valores ante la autoridad fiscal en los plazos establecidos.
Para minimizar el impacto financiero de estas retenciones, las empresas pueden implementar algunas estrategias prácticas, tales como:
En resumen, comprender cómo operan las retenciones y coordinar adecuadamente con proveedores y áreas financieras es clave para gestionar el flujo de caja eficazmente.
Gestionar las retenciones entre regímenes tributarios puede ser complejo, dado que se deben calcular diferentes tipos de retenciones (retención en la fuente, reteiva, reteica, retegas) y coordinar con múltiples proveedores y regímenes. Para facilitar esta gestión, se recomienda el uso de las siguientes herramientas:
El mejor consejo es elegir herramientas que se mantengan actualizadas con los cambios normativos del 2025 y que integren información entre áreas contables, financieras y de compras.
El mapa de descuentos que mostraremos y explicamos en este artículo está orientado a compras, es decir, establece quién debe retener según el régimen del comprador y vendedor. Si tu empresa realiza ventas, la forma de conocer qué retenciones te aplican es invertir las flechas del mapa.
Esto significa que para saber qué retenciones recibirás al vender a un determinado régimen, debes analizar el comportamiento inverso. Por ejemplo, si vendes a un gran contribuyente:
Este procedimiento de invertir el flujo del mapa se aplica para todos los regímenes y permite anticipar las obligaciones y descuentos fiscales que recibirá la empresa como vendedor.
Es recomendable siempre anticipar estas retenciones para efectos de flujo de caja, conciliaciones contables y presentación de impuestos.
El mapa de descuentos entre regímenes tributarios en Colombia es una herramienta indispensable para comprender cómo se manejan las retenciones en las transacciones comerciales entre distintos regímenes. Conocer estas reglas no sólo evita errores graves, sino que también permite una gestión tributaria más eficiente y ordenada.
En 2025, mantenerse actualizado es clave, ya que las normas pueden variar y exigen adaptación inmediata. Te invitamos a seguir profundizando en nuestros artículos y guías actualizadas, donde encontrarás ejemplos prácticos, análisis, y toda la información necesaria para dominar los regímenes tributarios.
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